熊本の業務自動化

熊本の業務自動化支援｜手作業を減らす進め方と費用の目安

熊本の中小企業から、業務自動化の相談が増えています。人手が足りないまま受注が伸び、転記や報告の手作業が現場を圧迫しているためです。ツナイデ・ムスブは熊本市を拠点に、業務自動化のしくみを設計し、現場へ定着するまで伴走します。このページでは、自動化で減る作業と減らない作業、始める手順、費用の考え方を整理しました。読んだうえで、自社に必要かどうかを判断してください。

中田 純平 — ツナイデ・ムスブ

熊本市 / AI 実装スタジオ

業務自動化とは、手作業をしくみに置き換える取り組みです

業務自動化とは、人が毎回手で行っている作業を、しくみに置き換える取り組みです。たとえば、メールで届いた注文を台帳へ打ち直す作業があります。打ち直しをツールに任せれば、担当者は内容の確認だけで済みます。作業そのものをなくすのではなく、人がやる部分を判断と確認に絞る考え方です。

業務自動化で最初に減るのは転記と報告の時間です

効果が先に出るのは転記と報告です。毎日発生するうえ、担当者が変わっても手順が同じだからです。

• 紙の日報を、あとから表計算へ打ち直す
• 受注メールの内容を、在庫表と請求書へ二重に入力する
• 同じ進捗を、チャットと電話で複数の担当者へ伝える

いずれも判断をほとんど含みません。入力と転送の繰り返しなので、しくみに任せやすい部類です。まず「毎週かならず発生して、誰がやっても結果が同じ作業」を1つ選ぶと、失敗しにくくなります。月に一度しか発生しない作業から手をつけると、効果が見えないまま止まります。

業務自動化に向かない業務もあります

向かない業務もあります。金額の最終判断や、取引先との交渉、品質の合否判定などです。間違えたときの損失が大きく、人が責任を負うべき工程だからです。判断の目安は3つあります。

• 間違いに気づける工程が、後ろに用意されているか
• 例外のパターンが、数えられる程度に収まっているか
• 手順を、文章で書き出せるか

3つとも当てはまらない業務は、無理に自動化しないほうが安全です。自動化した結果、確認作業が増えて手間が戻る例もあります。前半だけをしくみに任せ、最後は人が承認する形にとどめる判断も現実的です。

熊本の中小企業で業務自動化が進みにくい理由

熊本の中小企業で自動化が進みにくいのは、ツールを知らないからではありません。現場の情報が、紙とLINEと電話に分かれたままだからです。

自動化は、データが同じ場所にそろって初めて動きます。日報が紙のままでは、集計を自動化しても読み取る元がありません。県内の中小企業のDX取組率は14.6%という調査結果もあります。受注は半導体関連で伸びる一方、記録の形は昔のままという会社が目立ちます。

最初にやるのは自動化ではなく、記録をデジタルの1か所へ集めることです。ここを飛ばすと、ツールだけが現場から浮きます。熊本の状況は熊本県の中小企業DX取組率の記事で詳しく書いています。

業務自動化を始める手順は4つです

いきなり全社で始めると失敗します。現場の負担が一度に増え、元のやり方へ戻るからです。ツナイデ・ムスブでは、1業務ずつ動かして広げる進め方をとります。手順は次の4つです。

手順1｜毎週発生する手作業を書き出します

最初に、社内で毎週かならず発生する手作業を書き出します。必要な項目は、作業名と担当者と1か月にかかる時間の3つだけです。ここで時間を数えておくと、あとから効果を比べられます。数えずに始めた場合、楽になった実感は言葉だけで終わります。

手順2｜データの置き場所を1つに決めます

次に、その作業で扱うデータの置き場所を1つに決めます。日報なら日報、受注なら受注で、集約先は1つの表が基本です。置き場所が分かれたままでは、自動化しても照合の手間が残ります。表計算でも業務アプリでもかまいません。全員が同じ1か所を見る状態を先に作ります。

手順3｜1業務だけ自動化して2週間試します

しくみを組んだら、1業務だけで2週間動かします。この期間の目的は、例外を洗い出すことです。想定していなかった入力や、抜け漏れが出てきます。2週間で出た例外を直せば、残りの業務へ広げる型ができます。全社展開はそのあとでかまいません。

手順4｜手順書を残して社内へ引き継ぎます

最後に手順書を残します。記載するのは、しくみの構成と直し方、そして止まったときの連絡先です。手順書がないしくみは、担当者が辞めた時点で誰も触れなくなります。社内の担当者が自分で直せる状態まで見届けて、支援を終わります。

業務自動化の費用は、業務の数と例外の多さで決まります

費用は業務の数と、例外の多さで変わります。同じ「受注処理の自動化」でも、取引先ごとに書式が違えば手間は増えます。金額を先に決められないのは、この差が大きいためです。

費用の内訳は、おおむね3つに分かれます。

• ツールの利用料（人数や実行回数で毎月かかります）
• 設計と構築の費用（最初に一度かかります）
• 保守と改修の費用（業務が変わったときにかかります）

見積もりを比べるときは、3つが分かれて書かれているかを確認してください。合計だけの見積もりは、あとから改修費で膨らみます。ツナイデ・ムスブでは初回30分の業務診断を無料で行い、対象業務と概算をお伝えします。効果が出にくいと判断した場合は、その場でそうお伝えする方針です。

業務自動化に使える補助金があります

自動化の費用には、補助金を使える場合があります。国のIT導入補助金やものづくり補助金のほか、熊本県や市町村の制度も対象になり得ます。

ただし要件も補助率も年度ごとに変わります。対象になるかどうかは、公募要領と各制度の窓口でご確認ください。採択や交付を保証するものではありません。

公募は始まってから動くと間に合いません。締切から逆算すると、準備期間は実質1〜2か月しかない制度が多いためです。年間の流れは熊本のDX・IT補助金スケジュールの記事にまとめました。

業務自動化に関するよくある質問