製造業の図面の版管理で手戻りを防ぐ｜最新版確認と旧版の扱い

結論——図面の版管理は図番と改訂番号と適用開始日で決まる

古い図面による手戻りは、図番・改訂番号・適用開始日の3つをそろえ、最新版の置き場所と旧版の扱いを1つに決めれば大きく減らせます。高価なシステムは後からで構いません。まず「どれが最新か」を全員が同じ手順で確認できる状態をつくることが先です。

最新版の確認は「1か所を見る」に統一する

最新版の図面は保管場所を1か所に限定します。現場が別のフォルダや紙の束を見ている限り、旧版は残り続けます。見る場所を1本化すると、確認の手間と判断のばらつきが同時に減ります。

旧版は消さずに「使えない状態」にして残す

旧版は削除せず、使えない表示を付けて別の場所へ移します。トレーサビリティ（製品がどの図面で作られたかを後から追える状態）のために、過去の版は残す必要があるためです。

紙・Excelで足りる会社も多い

図面の種類が少なく改訂も月数件なら、紙とExcelの台帳で回せます。システム導入は、改訂が増えて確認漏れが続くようになってから検討しても遅くありません。

古い図面による手戻りとは——現場で起きる状況

古い図面による手戻りとは、旧版の図面で加工や組立を進め、完成後に最新版と食い違いが見つかって作り直す事態を指します。材料費と工数が丸ごと無駄になります。

よくある3つの症状

現場で起きる典型は次の3つです。

• 支給された図面が最新かどうか現場では判断できない
• 改訂があったのに前の紙図面が作業台に残っていた
• Excel台帳とサーバのファイルで版が食い違っていた

手戻りの被害は材料費だけではない

作り直しは材料と工数だけでなく、納期の遅れと信用の低下につながります。1件の手戻りで数日の遅延が出ると、後工程のシフトまで崩れます。影響の範囲が広いほど、版管理の優先度は上がります。

TSMC関連の取引では版の記録が問われる

半導体関連の取引先は、どの図面で作ったかの記録を求める場合があります。熊本でTSMC関連の受注を狙う工場では、版の履歴を残せる状態が取引条件になることもあります。

手戻りの原因——なぜ旧版が現場に残るのか

旧版が残る原因は、最新版の在りかが人によって違い、配布と回収の手順が決まっていないことにあります。情報の経路が複数あると、どこかに古い版が滞留します。

原因を4つに分けて整理する

原因を分けると対策が見えます。

「メールで最新を送る」が旧版を増やす

メールやチャットで図面ファイルを配ると、各自の端末に版が散らばります。配るのは図面そのものでなく、最新版の置き場所にします。現物を複製しない運用が、旧版の滞留を止めます。

情シス不在でも原因は特定できる

専任のIT担当がいなくても、どこで版が食い違ったかは現場の聞き取りで分かります。まず直近3件の手戻りを洗い出し、どの経路で旧版が流れたかを確認します。

図面の版管理でそろえる3項目——図番・改訂番号・適用開始日

版管理の土台は、図番・改訂番号・適用開始日の3項目を全図面で同じ形にそろえることです。この3つがそろえば、どの図面がいつから有効かを誰でも判断できます。

① 図番——図面を一意に特定する番号

図番は図面1枚を特定する番号です。同じ部品に複数の番号が付かないよう、採番の桁数と区切りを1つに決めます。図番の重複が手戻りの入り口になるため、採番ルールを文書化します。

② 改訂番号——何回直したかを示す番号

改訂番号は、同じ図番の図面が何回変わったかを表します。A・B・Cや01・02のように形式を統一します。改訂時は番号を必ず1つ繰り上げ、飛ばさないことが条件です。

③ 適用開始日——いつから有効かを示す日付

適用開始日は、その版をいつから使ってよいかの日付です。改訂日ではなく現場での適用日を書きます。適用開始日のない改訂は手戻りの温床になります。

最新版を確認する仕組みのつくり方——5つの手順

最新版を確認する仕組みは、集約・採番・通知・表示・回収の5手順でつくれます。順番に固めれば、ツールの有無にかかわらず機能します。

手順1〜5を順に固める

1. 最新版の保管場所を1か所に集約する
2. 図番・改訂番号・適用開始日の形式をそろえる
3. 改訂時の通知経路を1本に決める
4. 図面に版の情報を見える形で表示する
5. 旧版を回収または使用不可にする

現場がスマホで最新版を見られるようにする

現場はPCの前にいません。スマホやタブレットで保管場所の図面を開ける状態にします。紙しか使えない工程では、最新版だけを印刷し、旧版は即日回収する手順にします。

改訂通知は「誰が・いつ・何を」をそろえる

改訂を伝えるときは、改訂した図番・改訂番号・適用開始日の3点を必ず含めます。LINEや口頭だけだと伝達の抜けが出ます。通知のひな形を固定し、毎回同じ形で流します。

旧版の扱いを決める——廃棄か保管か

旧版は廃棄せず、使えない状態にして保管するのが基本です。製品がどの版で作られたかを後から追うために、履歴として必要になるためです。

旧版の保管で決める3点

旧版の扱いは次の3点を決めると回ります。

• 保管場所を最新版と物理的に分ける
• 旧版と分かる表示（取消線やスタンプ）を付ける
• 保管期間を取引先の要求に合わせて設定する

紙の旧版は作業台から必ず外す

紙運用で最も危ないのは、旧版が作業台に残ることです。改訂が出たら、その日のうちに旧版を回収します。旧版の現物を現場に残さないことが、紙運用での最優先です。

保管期間は取引先と法令で変わる

図面の保管期間は、取引先の品質要求や製品の責任期間で変わります。自己判断で短くせず、主要取引先の要求と関連法令を確認してから決めます。

紙・Excelで足りる条件とデジタル化が要る分かれ目

図面の種類と改訂の頻度が少なければ、紙とExcel台帳で十分に版管理できます。デジタル化が要るのは、改訂が増えて確認漏れが繰り返し起きる段階からです。

分かれ目を表で判断する

Excel台帳で回すときの最低限

Excelで管理するなら、図番・改訂番号・適用開始日・保管場所・旧版フラグの列を用意します。更新する人を1人に限定し、同時編集で版が壊れないようにします。Excelの限界はLark BaseとExcelの違いでも整理しています。

複数人が同時に触るならクラウドの台帳へ

複数の担当が同時に台帳を更新する段階になると、Excelでは版が食い違います。クラウドの表形式ツールに移すと、更新が1か所に集約されます。移行は手戻りが続いてから判断します。

AI・デジタル化が役立つ範囲と役立たない範囲

AIが役立つのは、大量の図面から目的の1枚を探す場面です。どれが最新版かの判断や、旧版の回収そのものはAIでは代われません。

AIが効く業務と効かない業務

図面検索にはRAGが使える

大量の図面や手順書から探すなら、RAG（社内の資料をAIに読み込ませて答えさせる仕組み）が候補になります。ただし答えの正しさは人が確認します。詳しくは製造業のRAG活用｜図面・手順書をAIに検索させる手順とAI・DXの用語集を参照してください。

AI-OCRで版情報を拾うときの注意

紙図面の図番や改訂番号をAI-OCR（紙の文字を読み取る技術）で台帳化できます。手書きや汚れで誤読が出るため、読み取り後の照合は人が行います。読み取りの向き不向きは紙の書類をAIで読み取るAI-OCRで整理しています。

人が確認する工程——自動化してはいけないところ

最新版かどうかの最終判断は、必ず人が行います。AIの誤り（ハルシネーション＝事実に基づかない出力）が加工指示に混ざると、手戻りの原因になるためです。

人が必ず確認する3工程

次の3工程は自動化せず人が確認します。

1. 現場に渡す図面が最新版か
2. 改訂内容が加工指示に正しく反映されているか
3. 旧版が作業エリアに残っていないか

確認の責任者を1人決める

版の確認を全員の責任にすると、結局だれも確認しません。工程ごとに確認の責任者を1人決めます。責任者が最新版を承認してから配布する流れにします。

AIの出力は加工前にもう一度照合する

AIが提示した図面や版情報は、加工に入る前に現物と照合します。確認工程の設計はAIのハルシネーション対策が参考になります。

図面の版管理の現状を1枚に整理する

図面の版管理を見直す最初の行動は、現状を1枚の紙かExcelにまとめることです。相談や見積を取る前に、この1枚があると話が早く進みます。

1枚に書き出す項目

次の項目を書き出します。これだけで、どこが弱いかが見えます。

現状を1枚にまとめたら、保管場所の集約から着手します。場所を1本化するだけでも、旧版の混入は目に見えて減ります。