生成AIの社内ルールの作り方｜禁止事項・承認・1枚化の手順

結論——生成AIの社内ルールはA4一枚から始める

生成AIの社内ルールは、禁止事項・承認が要る場面・人が確認する工程の3つをA4一枚にまとめれば回り始めます。分厚い規程を作る必要はありません。まず1枚で配り、運用しながら足していく形が現場に定着しやすいです。

生成AIとは、文章や画像をAIが作る仕組みを指します。ChatGPTのような対話型のサービスが代表例です。現場で使われ始めてから慌てるより、短いルールを先に配るほうが事故を防げます。

最初に決める3つ

優先順位は次の通りです。

1. 入れてはいけない情報を決める（禁止）
2. 誰かの確認が要る場面を決める（承認）
3. 出力をそのまま使わない工程を決める（確認）

この3つが決まれば、残りは後からでも追えます。全項目を一度に完璧にしようとすると、配る前に止まります。

完璧を目指さない

ルールは一度で完成しません。運用して初めて抜けが見つかる前提で作ります。最初から全ケースを想定した規程は、読まれずに棚に入ります。1枚を配って、月1回見直す形が現実的です。

生成AIの社内ルールとは何を決めるものか

生成AIの社内ルールは、「何を入れてよいか」と「出力をどう扱うか」を線引きする文書です。禁止だけを並べるものではありません。使ってよい範囲を示すことで、現場が安心して使えるようにします。

ルールがないと起きること

ルールがないまま使うと、次が起きます。

• 顧客名や図面を無断でAIに貼り付ける
• AIの回答をそのまま見積や報告に転記する
• 誰がどの業務で使っているか把握できない

どれも悪意ではなく、線引きを知らないだけで起きます。禁止する前に、何がだめなのかを一度書き出す必要があります。

禁止・承認・記録の3層で考える

ルールは3つの層で整理すると漏れが減ります。

3層に分けると、全面禁止と野放しの中間が作れます。現場はこの中間で動きます。

生成AIの禁止事項の決め方——入力してはいけない情報

禁止事項の軸は、社外に出たら困る情報をAIに入れないことです。無料のサービスでは、入力した内容が学習に使われる場合があります。出してはいけない情報を先に分類します。

入れてはいけない情報の分類

製造業で特に注意する情報を整理します。

TSMC関連の取引では、秘密保持契約の範囲が厳しいケースがあります。預かった図面や仕様は、AIに入れない前提で運用するのが安全です。入力の線引きは生成AIに入力してよい情報とだめな情報で詳しく整理しています。

業種別に追加する禁止項目

一般的な禁止に、自社の事情を足します。

• 検査記録に顧客の品番が入る工場は、品番の扱いを決める
• 設計図面を扱う部門は、CADデータの貼り付けを禁止する
• 協力会社とやり取りする情報は、相手の許可なく入れない

自社で一番外に出したくない情報は何かを1つ挙げ、そこから禁止項目を作ると具体的になります。

禁止を「全面禁止」にしない

「生成AIは全面禁止」とすると、現場は隠れて使います。見えないところで使われるほうが危険です。入れてよい情報の例も一緒に示すほうが守られます。たとえば一般的な文章の言い換えや、公開済み情報の要約は許可する形です。

承認が要る場面の線引き——誰がどこまで判断するか

承認は、判断を迷う場面だけに絞るのが基本です。すべてに承認を求めると業務が止まります。日常的に使う範囲は承認なしで回せるようにします。

承認フローの3段階

場面ごとに必要な承認を分けます。

新しいツールを勝手に契約しないことだけは、全社で統一しておくと管理が楽になります。無料版を各自が使い始めると、情報の流れが追えなくなります。

承認なしで使ってよい範囲

次は承認なしで使える範囲として明示すると、現場が動きやすくなります。

• 社内メモの文章を整える
• 公開情報を調べて要約する
• 議事録のたたき台を作る

使ってよい範囲を先に書くことで、承認の対象が逆に明確になります。

承認を軽くする工夫

承認は紙の回覧にすると滞ります。チャットやグループウェアの承認機能で、スマホから一次確認できる形にすると速いです。現場がPCの前にいない工場では、スマホで完結する承認が定着の条件になります。

人が必ず確認する工程——AIの出力をそのまま使わない

生成AIの出力は、事実が間違っていても自然な文章で返ってくるため、確認工程を省けません。もっともらしい誤りをハルシネーション（AIが事実でない内容を生成する現象）と呼びます。重要な出力は人が見直します。

ハルシネーションへの対策

対策は難しくありません。

• 数字と固有名詞は元資料と突き合わせる
• 法令や規格の引用は一次情報で確認する
• 根拠が示せない回答は採用しない

AIは下書きを速く作る道具です。正しさの保証は人が持つという前提を崩さないことが肝心です。用語の整理はAI・DXの用語集にまとめています。

確認が必須な出力の種類

外に出る出力ほど確認を厚くします。

金額と品質に関わる出力は、必ず人が全部見ると決めておくと事故が減ります。

生成AIの社内ルールを1枚にまとめる項目

1枚にまとめるときは、読んで5分で分かる量に抑えます。項目を詰め込みすぎると読まれません。次の9項目があれば実務で足ります。

A4一枚に入れる9項目

**7番の「使ってよいツール」**を書くと、無許可ツールの乱立を防げます。8番の窓口は、判断に迷ったとき現場が止まらないために要ります。

1枚に入れないほうがよいこと

技術的な細かい設定や、特定ツールの操作手順は1枚に入れません。ルールと手順書は分けるほうが読みやすくなります。1枚は判断の軸だけにし、操作は別紙に回します。

ルールが形だけになる失敗パターン

ルールを作っても使われない原因は、禁止の多さ・周知不足・更新放置の3つにほぼ集約されます。作る前に潰しておきます。

禁止だらけで使われない

禁止項目が10個以上並ぶと、現場は読む前に諦めます。禁止は本当に守るべき数個に絞るほうが守られます。許可する範囲を広く書くと、禁止が際立ちます。

決めたが周知されない

1枚を作っても、配らなければ存在しないのと同じです。朝礼やチャットで配り、新入社員の初日に渡す流れに組み込みます。周知されないルールは、トラブルが起きてから「知らなかった」で終わります。

更新されず古くなる

AIのサービスは数か月で変わります。半年前のルールが実態に合わないことは珍しくありません。見直し時期を1枚に明記し、四半期に一度は目を通します。やらない判断が正しい業務もあります。効果が薄い使い方を無理に広げる必要はありません。

無料ツールと有料プランでルールが変わる点

無料と有料では、入力データの扱いが変わるため、ルールも変わります。無料版は入力が学習に使われる場合があり、禁止情報を厳しくする必要があります。

学習に使われるかを確認する

多くのサービスは、設定や契約プランで学習利用のオン・オフが変わります。会社で使う前に、各サービスの最新の利用規約を確認してください。規約は改定されるため、記憶や古い情報で判断しないことが大切です。

契約でカバーする範囲

無料と有料では守れる範囲が違います。

傾向は各サービスで異なります。法人で使うなら管理機能のある契約を選ぶと、ルールの運用が楽になります。具体的な料金や条件は各公式サイトで確認してください。

生成AIの社内ルール、今日つくる1項目

今日やることは1つです。自社で一番外に出したくない情報を1つ書き出すことから始めてください。個人情報か、図面か、単価か。1つ決まれば、禁止事項の軸ができます。

その1項目を紙かチャットに書いて、まず数人に見せます。完璧な規程を待つより、1行の禁止を今日配るほうが事故を防げます。残りの8項目は、運用しながら足していけば間に合います。